留学申请过程中如何有效使用邮件

　　留学申请是个系统的过程，每个细节里都有同学们的心血。过程中也常常免不了跟学校沟通，以便及时解决问题。

　　与学校沟通的方式主要有两种：邮件沟通& 电话沟通。今天先给大家介绍邮件沟通的技巧和注意事项。

　　邮件沟通适用于问题非十万火急，需要清晰表达、传递文件、或保留沟通记录等情况。整体来说，邮件的成本更低，时间更自由，精力消耗最少。掌握好以下几点，它会是非常有效的沟通方式。

　　1. 找到对的人

　　跟学校沟通，要先根据问题类别找到正确的部门，否则邮件转来转去，到不了负责人手中，只会白白浪费时间。

　　与本科录取相关的问题，跟 undergraduate admission office 沟通

　　与硕士录取相关的问题，跟 postgraduate admission office 沟通

　　针对某个专业/课程的问题，跟 programme director 或学院负责人沟通

　　与语言课相关的问题，跟 language center 沟通

　　与宿舍申请/分配相关的问题，跟 accommodation office 沟通

　　系统无法登陆或网页无法使用，跟IT部门沟通

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　　如果不确定自己要问的问题由哪个部门负责，可以在发送给一个部门时抄送另一个部门。

　　比如交完学费未收到学校的收款确认，大家可以给cashier office发邮件的同时，抄送admission office。因为各个学校处理事情的流程不尽相同，无法明确知道这件事由收款办公室处理，还是招生办公室负责，同时发送可节省时间。

　　联系方式可以从以下途径找到：

　　1)学校以往发来的邮件：发件人邮箱，或者邮件内容、落款中都有可能找到你想要的联系邮箱;

　　2)学校offer或其他文件：文件页眉、页脚中通常都有联系方式，文件内容中也可能附有邮箱或电话;

　　3)学校官网：如果前两种方式都没找到想要的邮箱，就只能去官网查找，先看contact 中是否有具体邮箱;admission office的邮箱通常藏在Study / Apply / Prospective Student 等项目下。

　　2. 标题很重要

　　学校每天处理大量邮件，尤其是申请高峰期，招生办公室的老师们都在超负荷工作。如果你的邮件标题没拟好，会发现学校经常回答得文不对题，解决不了你的问题。

　　沟通讲求效率，有些大公司内部邮件甚至要求直接把core points写在标题中，只看标题就能将问题分类。

　　做到标题完全体现内容不现实，但至少要告诉学校你要做的是什么。标题中建议体现的内容包括：

　　邮件类型

　　如 Enquiry / Status follow up / Application / Request

　　问题类型

　　如 Enquiry of specific entry requirement of MSc Management programme

　　你的身份

　　如果已递交申请，可加上姓名和学生号，如 Request for pre-sessional language course application form _ San ZHANG s5124563

　　如果未递交申请，处在问询阶段，可以对自己的身份进行归类，如 Enquiry of application timeline for international postgraduate applicants

　　提示信息

　　需要对方特别重视的信息，可以放在标题中，如Postgraduate students accommodation application for September 2019 intake, airport pick-up required

　　特殊标示

　　紧急邮件请标“Urgent”，需要找具体负责人，可以写“Atten + 姓名”，要求或不要求回复，可加“Response (not) required”

　　3. 邮件内容

　　一封邮件通常包含的内容有：

　　对方称呼

　　加上对方称呼，或者简单打个招呼，是基本的社交礼貌。

　　Dear Admission Officer

　　Dear Professor

　　Dear Sir/Madam

　　Dear Mr. James

　　Hi Sara,

　　Hello Ms. Forrest

　　根据对方的身份以及你与对方的熟悉程度选择合适的称呼，初次沟通通常用Dear，已经熟悉了可以用Hi或Hello

　　你是谁

　　简单介绍自己，让对方了解你的身份。

　　比如

　　I am an international applicant interested in applying for the MSc Marketing programme.

　　或者

　　I just submitted my application to the MSc Marketing programme for Semester 2 intake of 2019, and my application number is 123456.

　　你要干什么

　　说明来意，用简单的语言告诉对方你想做什么。不要过分介绍背景，不要大段铺垫，不要找各种理由，不要复杂地描写心理活动，除非你要做的事真的非解释不可，或者你写邮件就是为了解释特殊情况。

　　许多歪果仁和我们的脑回路不一样，你铺垫太多他们就找不到重点了，忽略了你真正想表达的内容。就算要介绍背景，也建议大家先直击重点表达意图，再引入背景介绍。

　　你想让对方做什么

　　这部分很重要，千万不要让对方去猜。你希望对方回答你的问题，还是给你发送文件，或者尽快审理你的申请，用简洁而礼貌的方式表达出来，包括你有什么特殊要求。

　　结束语

　　结束时，礼貌地表示感谢或祝愿。不需要太冗长，否则对方反而觉得不适。

　　比如：

　　Thank you for your time and patience

　　Have a nice day

　　Best regards

　　Warm regards

　　Sincerely yours

　　Best wishes

　　落款

　　落款处是自己的姓名，可附带联系方式以及学生号，或者其他能够让学校辨别你身份的信息。

　　细心的同学可能发现了，小编反复提到简单、简洁等字眼，因为邮件不同于essay或者statement，它的主要功能是传达信息，太冗长的邮件学校极有可能不回复，或者回复特别慢。

　　大量处理邮件时，我们习惯将清晰明了，方便解决的邮件在第一轮随手处理，需要时间去阅读或查询的邮件标起来有时间再解决，冗长而无实际信息量的邮件就极有可能被舍弃。

　　如果一封邮件中需要解决的问题较多，建议标出序号，分条列点写清楚，不要让阅读邮件者去找条理划重点，谁都不想做阅读理解呀~

　　4. 邮件 Manner

　　同一封邮件不要多次发

　　有些同学为了引起对方注意，同一封发3封甚至5封，很容易引起对方反感。试想一下，超级忙的一天，你收到3封一模一样的邮件，心里想不想骂人。有些强迫症患者，还会去比对每封邮件是不是完全一样，"大家来找茬"，这个游戏一点也不好玩(别问小编怎么知道的)。

　　不要所有邮件都标urgent

　　真正紧急的邮件，鼓励同学们标注紧急符号，但如果每封邮件都标，就不是一个好习惯，看起来像个任性的孩子。

　　图片或文件发送

　　正文中尽可能不要直接添加图片或文件，对方很可能无法查看，添加到附件中更稳妥。文件不要太大，调整大小后再发送，太大的文件下载会有问题。同一份文件的多个页面，学会用Adobe PDF合并后再发送。

　　谦和有度，据理力争

　　最后讲一点，跟学校沟通时，建议同学们把握好自己的manner。一方面，我们尽可能彬彬有礼，态度谦和。

　　常用的敬语包括：

　　Could you please help ...

　　Please kindly advise...

　　Is it possible to...

　　May I expect...

　　Who should I address to...

　　I sincerely hope...

　　I would be grateful if...

　　It's a great favor that...

　　通常情况下，情态动词的过去式表达出的敬意要高于现在时。

　　另一方面，恭谦有礼不代表无下限忍让。我们需要有礼，更要有理。当受到不合理对待，或者学校处理有失公允时，我们要摆出事实与依据，争取自己的权益。

　　当然，邮件毕竟不是即时通信工具，获取信息上会有延迟甚至遗漏。有时候，学校邮箱中积累了成百上千封未读邮件，处理完已经是几天之后，不小心点开了邮件却未回复，很容易导致漏回，我们苦苦等待的回信可能永远也不会有。需要即刻解决的问题，当然还是电话更直接。

　　但是，电话沟通对英语口语要求高，临场反应能力也要快，很多同学对跨国电话唯恐避之不及。