如何礼貌的给教授写邮件？

　　从留学申请到毕业求职，很多时候我们都需要频繁地和教授沟通。尤其是在疫情特殊时期，有什么方式能够实现和教授的有效沟通呢?

　　发邮件是你跟国外教授联系最主要并且相当重视的渠道之一。

　　一些同学在写邮件的时候，或多或少会出现一些问题，轻者有语法错误，重者有态度无礼。一封“凌乱”的邮件很可能会直接影响你在收件人心目中的形象，严重的甚至会耽误到你的申请。

　　那么，如何礼貌的给自己的老师/教授写邮件呢，这里教大家几招，赶紧支棱起来吧!

　　推荐信

　　Recommendation Letter

　　推荐信在整个申请环节中起着非常重要的作用，不少同学都把目光瞄向了国外，希望找一个外国教授来给自己写推荐信，提升推荐信的含金量和权威性。

　　首先我们需要注意的是，想找国外教授要推荐信一般都是基于know you well这个前提。比如，参加过教授的课程、项目、论文等等。

　　所以，如果希望国外教授能够为自己提供一份好的推荐信，还是很有必要刷一波“存在感”的。

　　在给教授发邮件沟通推荐信时，简要表明你的情况和未来学业规划，征求意见，并且我们要记住以下几点：

　　1. 分开发送推荐信材料根据申请项目的要求往往需要几份不同的推荐信，因此在给教授写邮件时需要把每种推荐信的相关材料放在不同邮件里分开发送。

　　2.一定要写明重要信息你的个人介绍、写信目的、申请要求以及截至日期等重要信息一定要写进标题或者开头的部分(比较显眼的地方)，以便收件人第一时间就能看到。

　　正文部分可以提供推荐信的提交方式，比如网申提交链接 / Email地址 / 打印寄送的地址等等。

　　3. 尽可能提供相关材料尽可能为教授提供有关自己的材料，不仅能够让教授更加深入地了解你，丰富的材料也有助于教授在写推荐信时更有发挥的空间。

　　论文

　　Essay

　　在准备论文时，相信大家或多或少会有一些问题想要询问教授。毕竟论文的最终结果也要通过教授这一关，因此在发送邮件时也要注意得体。

　　这里举些比较常见的例子：

　　1.更换论文topicI have found only limited literature on the concept of … Are you familiar with any authors who have written on this topic?

　　Measuring … in the literature has proven virtually impossible. At this point I would like to use … as a starting point for the concept.

　　2. 跟教授约时间线上讨论I would like to make an appointment to discuss these questions with you online. When would be convenient for you?

　　例句

　　Others

　　邮件主题邮件的主题需要简单明了，让收件人更加快速地了解邮件的内容。因此，我们首先要确定自己的想要询问或请求的事情，比如论文问题、推荐信、参加项目等等，并在主题中体现出来。

　　一些常见的主题：

　　Prospective student for Master's/PhD program in …

　　Interested Graduate Student

　　Application for your group

　　Request for lab visit

　　Summer research in your group

　　开头部分除了寒暄之外，开头部分最重要的一点是向收件人简要的介绍自己，我是谁?我的目的是什么?

　　表明身份

　　I am a freshman/junior/senior…

　　I am undergraduate/graduate student…

　　I am research assistant…

　　写信目的

　　I’m writing to ask/inquire…

　　I’m contacting you because…

　　I’m sending this email because…

　　介绍自己(背景和兴趣)

　　My background is …

　　I’m interested in …

　　My main interest is…

　　One of the reason…

　　I (also) have some background in…

　　I (also) have experience in…

　　结尾部分结尾部分主要还是以感谢教授为主。

　　Thanks for your patience/understanding.

　　Thank you for everything.

　　Any feedback given me on this would be greatly appreciated.

　　Cheers.

　　关于敬称

　　教授用”Professor”，“Prof.”或“Dr.”

　　博士学位的人用”Dr.”

　　其他的情况一般用”Ms.”或”Mr.”的称呼

　　邮件回复在收到教授的邮件后，我们应该怎么回复呢?根据回复和没有及时回复也有所不同。

　　I just got your message about…

　　Thanks for your email this morning…

　　Sorry not to reply sooner.

　　Sorry for my late reply.

　　重发&补发邮件有时候收件人比较忙，往往不能及时回复，如果我们的请求比较急，尤其是在临近DDL时一定要进行确认，这时可以再重新发送一份邮件(最好附上前一份)。

　　I’m resending this email just in case you missed my previous email on XX…

　　I just would like to follow up the email I sent X days ago regarding the research opportunities in your group.

　　I’m just wondering if you had a chance to take a look at my application I sent on XX…

　　Sorry to write out of the blue, but…

　　(部分模板源于网络，以上格式仅供参考)

　　写邮件是一个技术活，一份优秀的邮件很有可能会为你带来很多意外的收获哦~