本文把日本留学的一般流程细化为八个阶段，从1月之前(或者7月之前)开始规划，整个申请过程一直持续到次年的8月（或者2月）。
一、1月份之前或7月份之前：了解学生背景，初步挑选专业、学校
为学生和家长介绍日语基本要求和留学费用。协助学生初选专业、学校和教授，对申请专业的现状及未来进行系统分析。
二、3月份或9月份：选定教授，联系教授，规划前期套磁
指导学生有针对性地阅读教授的文章、论文等，熟悉教授背景和研究方向。准备完整的专业资料和套磁规划，定期调查教授研究方向，确定套磁对象。实施套磁方案，不断地分析电话与邮件的套磁结果，并持续调整套磁计划。
注：“套磁”专指日本留学申请者和申请学校的有关教授通过Email联系，并通过联系达到增加自己被录取和获得奖学金的机会。
三、 4月份或10月份：按学习计划提升大学专业成绩，完善专业背景
跟踪学生的学习计划实施情况，对比分析历史成功数据，分析申请差距，及时调整。推荐与申请专业相关的实习项目，丰富相关的实习经验，逐步提升学生的专业背景。
四、5—6月份或11—12月份：文书规划与写作
第一步：精心设计文书写作方案，并准备申请材料。第二步：专业文案团队进行准确的文书编写和翻译。第三步：申请过程中与学生和学校不断及时沟通，确保申请材料是教授想要了解的。第四步：准确时间递出申请材料。
五、 7月份或1月份：跟踪申请进度，及时反馈申请信息
与申请院校保持联系，确保申请材料及时、完整地到达申请院校。实时跟踪申请进度，及时向学生反馈申请情况。对学生进行面试指导，结合其专业背景与教授保持邮件交流，准备面试套磁。
六、8月份或2月份：收到入学许可，办理签证
收到入学许可，及时向学生通知喜讯。如果收到多所院校的入学许可，将凭借多年丰富的专业经验，根据学生的个人特质、学校条件及其未来发展协助最终选定最适合学生的学校。
七、9月份或3月份：取得签证
提供行前指导，确认学生是否需要接机和住宿安排。在学生出行后与学校及住宿单位保持紧密而必要的联系，确保学会抵达顺利。
八、10月份或4月份：入境，到达学校，办理入学手续
